Fundamental en la Era del Teletrabajo por Coronavirus: 5 Claves para Sobrevivir a una Videoconferencia Profesional
Más allá de que el teletrabajo, trabajo en remoto o trabajo desde casa era ya una tendencia en ascenso alrededor del mundo, sobre todo para escenarios en consorcios transnacionales y firmas relacionadas con el mundo digital, lo cierto es que la contingencia generada por la Pandemia por los contagios del Coronavirus COVID-19 alrededor del mundo, ha impulsado la masificación de los trabajos a distancia, virtual jobs o trabajos virtuales en virtud de brindar soluciones al público y clientes, mantener ciertos niveles de producción y sostener la actividad de las empresas en mitad del confinamiento y distanciamiento social instaurado en los 5 continentes como medida de protección ante la Pandemia.
Pero si lidiar con las particularidades del trabajo a distancia es un verdadero reto, las reuniones on line, digital meetings o videoconferencias profesionales son verdaderamente las aristas del dilema. Aquí te damos algunos consejos para sobrellevarlas con éxito y no morir en el intento.
Una de las herramientas más utilizadas para este tipo de videoconferencia es Skype en su versión for Business, pero Microsoft Teams, también de Microsoft, facilita todavía más la actividad y cuenta con más funciones para optimizar el trabajo en equipo. Más allá de ello, FaceTime de Apple, WhatsApp, Skype, e incluso el popular aunque recientemente controversial Zoom ofrecen alternativas para la comunicación del equipo de trabajo de forma remota y en tiempo real.
La creencia popular estima que el formato de trabajo a distancia o teletrabajo resulta mucho más cómodo y que las reuniones laborales terminan siendo mucho más fáciles que en un formato físico en vivo. Pero si tienes algo de experiencia en esta modalidad laboral, sabrás que esto está muy lejos de ser verdad.
Más allá de lo que se requiere para una reunion de trabajo, es importante tomar en cuenta qué hay elementos adicionales que afectan la situación. Interrupciones inesperadas, ruidos incómodos y fallas en la conectividad son solo parte de la rutina que podrías enfrentar en este modelo de trabajo y comunicación. Así que he recopilado un listín de consejos de la mano del staff de Microsoft para que todo vaya en orden:
Prepárate con Antelación:
Una reunión digital no es más que un encuentro de trabajo vía on line, por tanto es indispensable que tengas claros los puntos a tratar. Manejar un discurso claro y conciso te permitirá agilizar y concretar los objetivos de la reunión. También es importante que tengas a mano en formato digital y/o físico datos, contactos, cifras y detalles que puedan ser manejados durante el encuentro.
En cuanto al tema técnico es fundamental que verifiques el correcto desempeño del ordenador/dispositivo móvil. El estado de la batería, disponibilidad de señal y conectividad, el cabal desempeño del software y programas que emplearas tanto como canal de comunicación como otros programas que requieras (procesamiento de datos, texto y cifras, etc).
Vigila tu Entorno:
Aunque aquel video del ejecutivo entrevistado por la BBC que era interrumpido por la ocurrente y casual entrada de su hijo a la oficina se volvió viral y causó ternura y empatía por parte del público, no necesariamente será tu caso. Así que estar atento del espacio que usaras, procurando privacidad y exclusividad del uso, será clave para generar una imagen sobria, respetuosa y sobre todo de concentración. Sin embargo, si te es imposible garantizar la privacidad de tu espacio o prefieres garantizar pulcritud en tu entorno, programas como Teams o Skype hacen uso de la Inteligencia Artificial e incluyen la función de difuminar el fondo o reemplazarlo por otro más similar al de un ambiente de trabajo en nuestras videoconferencias.
Cuida tu Imagen Personal:
Los expertos en psicología del comportamiento y desempeño profesional, son enfáticos en reiterar la necesidad de generar un horario de atención a tus responsabilidades independientemente de que las ejecutes desde casa. En ese sentido, levantarte a una hora especifica todos los días, tomar el desayuno y vestirte de forma adecuada al desempeño laboral, juegan un papel tan fundamental y básico como tú higiene personal. De este modo, mantener una rutina “normal” te ayudará a mantener concentración y calma en mitad de la situación. Por supuesto debes recordar que es esencial mantener un vestuario adecuado a la situación laboral que estás desempañando; y no, no está permitido vestirse solo de la cintura hacia arriba con la excusa de que esa será la única parte visible. Nunca sabes si tendrás que levantarte de forma abrupta en mitad de la llamada, si algún espejo te juga una mala pasada; o simplemente por el hecho de hacerte a la idea del hecho laboral.
Aléjate de los Ruidos:
Un reto importante en este tipo de escenarios, es encontrar un lugar que te aísle de ruidos, permita tu concentración y mejore el entendimiento de tus interlocutores. Si te es imposible contar con un lugar totalmente privado y aislado, puedes apoyarte con el uso de micrófonos de balita, manos libres de cualquier tipo o un micrófono para pc que te permita enfocar el sonido que se capta solamente en tu boca, aislando todo lo posible el de tu entorno. Por supuesto siempre debes acotar a tus acompañantes que estarás en medio de una videoconferencia de trabajo.
Concéntrate al 100%:
En este tipo de situaciones mantener la concentración es fundamental. Nada de dar vueltas y entretenerse en mitad de la reunión con datos innecesarios. Lleva una agenda aborda de tópicos a tratar y procura llevar nota de la información reseñada en el encuentro. Algunas plataformas ayudan incluso a grabar las reuniones y mantenerlas on line, lo que te permite revisar aspectos importantes de la misma a futuro. Si, se que sueña difícil, pero evita entretenerte en el entorno e imagen del resto del equipo. Precisamente por ello siempre se apela a mantener un fondo limpio, ordenado y sin tantos adornos que entretengan a tus interlocutores.
